เลือกยังไงดี เช่าระบบสำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนาระบบดิจิทัลเอง แบบไหนคุ้มสำหรับงาน อปท.

องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) ที่กำลังยกระดับการทำงานด้วยระบบดิจิทัล คำถามยอดฮิตที่มักเกิดขึ้นก็คือ “ควรเช่าระบบสำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนาระบบเอง” ซึ่งการตัดสินใจนี้จะส่งผลต่อประสิทธิภาพ งบประมาณ และความยั่งยืนของท้องถิ่นในระยะยาว

คู่มือพัฒนาท้องถิ่นอัจฉริยะ ได้รวบรวม 5 ปัจจัยสำคัญที่จะเปรียบเทียบให้เห็นชัดเจนว่าแบบไหนคุ้มและเหมาะสมที่สุดสำหรับท้องถิ่นของคุณ

1. ความต้องการและความสามารถในการใช้งาน (Requirement)

ก่อนตัดสินใจว่าจะเช่าระบบสำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนาระบบดิจิทัลเอง องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) ควรเริ่มจากการกำหนดความต้องการให้ชัดเจนว่าจะใช้ระบบเพื่อทำอะไร ใช้กับใคร ข้อมูลที่ต้องจัดการมีความซับซ้อนแค่ไหน และมีบุคลากรพร้อมรองรับหรือไม่ เนื่องจากเงื่อนไขเหล่านี้ส่งผลต่องบประมาณและผลลัพธ์ของระบบที่จะได้มา

- การเลือกเช่าระบบสำเร็จรูป

จะเหมาะกับ อปท. ที่ไม่มีบุคลากรด้านเทคนิคมากนัก และต้องการระบบที่ใช้งานง่าย ใช้ได้ทันที เนื่องจากระบบเช่ามักถูกออกแบบมาให้พร้อมใช้งาน ครอบคลุมฟังก์ชันพื้นฐานที่ท้องถิ่นส่วนใหญ่ต้องการ และมีทีมผู้เชี่ยวชาญจากผู้ให้บริการช่วยแก้ปัญหา

- การเลือกจ้างพัฒนาระบบเอง

จะเหมาะกับ อปท. ที่มีทีมบุคลากรด้านไอทีหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง และต้องการปรับแต่งระบบให้ตรงกับบริบทของพื้นที่มากที่สุด ซึ่งอาจใช้งบประมาณสูงกว่า แต่ก็จะได้ความยืดหยุ่นในการใช้งาน

2. งบประมาณที่ใช้

หนึ่งในความต้องการสำคัญของการจัดหาระบบดิจิทัลมาใช้งานในท้องถิ่น ไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการ แต่การประหยัดงบประมาณในระยะสั้นและยาวก็คืออีกเหตุผลสำคัญที่ท้องถิ่นต้องการ ดังนั้น อปท. ควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายระหว่างการเช่าระบบสำเร็จรูปและการจ้างพัฒนาระบบเองในกรอบเวลา 3–5 ปี เพื่อมองภาพรวมว่าทางเลือกใดจะคุ้มค่าและสอดคล้องกับศักยภาพด้านงบประมาณมากกว่า

รายการต้นทุนเบื้องต้นที่ควรคำนึงถึง

1. ต้นทุนเริ่มต้น

- ค่าอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์แม่ข่าย ระบบเครือข่าย

- ค่าพัฒนาหรือจัดหาระบบซอฟต์แวร์

- ค่าติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน

2. ต้นทุนดำเนินงานรายปี

- ค่าใช้จ่ายประจำ เช่น ค่าบริการอินเทอร์เน็ต หรือค่าโทรศัพท์มือถือ

- ค่าบำรุงรักษาและอัปเดตระบบ

- ค่าจ้างบุคลากร เช่น เจ้าหน้าที่ระบบงานคอมพิวเตอร์

3. ค่าใช้จ่ายและบุคลากรในการดูแลบำรุงรักษา

อีกปัจจัยสำคัญที่ อปท. ต้องพิจารณาคือ ภาระค่าใช้จ่ายและกำลังคนในการดูแลระบบหลังใช้งาน เพราะการพัฒนาระบบเองและการเช่าระบบสำเร็จรูปมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังนี้

- การเลือกเช่าระบบสำเร็จรูป

ผู้ให้บริการมักรวมการดูแลบำรุงรักษา อัปเดต และระบบรักษาความปลอดภัยไว้ในแพ็กเกจแล้ว โดยจะเป็นค่าเช่ารายเดือนหรือรายปีที่ชัดเจน จึงช่วยลดภาระด้านการจัดการและงบประมาณได้มาก

- การเลือกจ้างพัฒนาระบบเอง

จะต้องมีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีคอยดูแลระบบ โปรแกรม เว็บไซต์ ค่าพื้นที่คลาวด์ ระบบสำรองข้อมูล และ ค่าดูแลรักษาความปลอดภัยไซเบอร์ด้วย ซึ่งหากมีบุคลากรและทรัพยากรไม่เพียงพอ อาจต้องจ้างเพิ่ม ทำให้งบประมาณสูงขึ้น

4. ระยะเวลาที่คาดหวังว่าจะใช้งานได้

ระยะเวลาเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ต้องนำมาเปรียบเทียบก่อนการตัดสินใจเลือกใช้ระบบดิจิทัล

- การเลือกเช่าระบบสำเร็จรูป

ผู้ให้บริการจะเตรียมระบบหลักไว้แล้ว แต่จะปรับแต่งบางส่วนให้เข้ากับการใช้งานของท้องถิ่น จึงสามารถใช้งานได้ทันทีหรือภายในเวลาอันสั้น ซึ่งเหมาะสำหรับ อปท. ที่ต้องการใช้งานจริงเร็ว ๆ

- การเลือกจ้างพัฒนาระบบเอง

มักจะต้องใช้เวลาหลายเดือนถึงจะได้ระบบที่สมบูรณ์และพร้อมใช้งานจริง เนื่องจากต้องผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ที่ซับซ้อน เช่น เก็บและวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งาน, ออกแบบและทดสอบการใช้งาน (UI/UX), พัฒนา coding, ทดสอบความเสถียรและความปลอดภัย และ Deployment ระบบ

5. การอัปเดตระบบให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามยุคสมัย

เทคโนโลยีดิจิทัลมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การอัปเดตระบบให้ทันสมัยและปลอดภัยจึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นต้องพิจารณา โดยความแตกต่างของ 2 รูปแบบการเลือกใช้ระบบดิจิทัลมีดังนี้

- การเลือกเช่าระบบสำเร็จรูป

จะได้รับการอัปเดตอัตโนมัติอย่างสม่ำเสมอ ได้ฟีเจอร์ใหม่พร้อมใช้งานทันที รวมถึงยังมีการแก้ไขช่องโหว่และปัญหาด้านความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอจากผู้ให้บริการตลอดการเช่าใช้บริการ โดยไม่ต้องลงทุนเวลาและทรัพยากรจำนวนมาก

- การเลือกจ้างพัฒนาระบบเอง

จะต้องจัดสรรงบประมาณและเวลาสำหรับการพัฒนา เพื่ออัปเดตระบบและบำรุงรักษาให้ระบบไม่ล้าสมัยหรือมีช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

การเลือกว่าจะเช่าระบบสำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนาระบบไม่มีคำตอบตายตัว แต่ขึ้นอยู่กับความต้องการ งบประมาณ และเป้าหมายการพัฒนาของแต่ละท้องถิ่น การใช้ 5 ปัจจัยเปรียบเทียบที่นำเสนอไป จะช่วยให้องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) ตัดสินใจได้อย่างมีหลักการว่าระบบดิจิทัลแบบไหนคือคำตอบที่เหมาะสมสำหรับท้องถิ่นของคุณ

หากท้องถิ่นของคุณต้องการคำแนะนำในการวางแผนหรือเลือกโซลูชันที่เหมาะสม ทีมผู้เชี่ยวชาญจาก เบดร็อค อนาไลติกส์ ที่มีประสบการณ์สนับสนุนและพัฒนาระบบดิจิทัลให้กับท้องถิ่นกว่า 300 แห่งทั่วประเทศ พร้อมให้คำปรึกษาฟรี ติดต่อได้ที่ [email protected] หรือ LINE หรือ Facebook